Los mejores consejos de etiqueta de correo electrónico

Todos hemos sido testigos del empleado que accidentalmente presionó "responder a todos" en un correo electrónico de toda la empresa, enviando comentarios poco halagadores sobre el jefe a todo el oficina—Incluido el jefe— en lugar de solo su amigo. ¿Y cuántas veces somos culpables de no responder a un correo electrónico dentro de un plazo breve, o de alguien que no responde al nuestro cuando realmente necesitamos una respuesta urgente?

Con el trabajador estadounidense promedio gastando un cuarto de la semana excavando debajo de la cantidad aparentemente interminable de correos electrónicos que invaden diariamente las bandejas de entrada (y más si cuentas tomarse el tiempo para responder a los chats al instante plataformas de mensajería, como Slack y Google Hangouts), no es sorprendente que las infracciones de la etiqueta del correo electrónico, si no graves errores, puedan ocurrir con consternación regularidad. ¿Quiere ayudar a mantener su bandeja de entrada en un lugar de cortesía y cortesía? Estas son las reglas de oro de la etiqueta del correo electrónico comercial, muchas de las cuales se pueden seguir en su vida personal y profesional.

Enviar correos electrónicos con líneas de asunto claras y actuales

Además del correo no deseado sin fin, no hay mucho más molesto que tener que revisar 10.000 correos electrónicos con el mismo asunto para encontrar el que tiene la información particular que necesita. Si su mensaje aborda un nuevo tema, haga que la vida de todos sea más simple y que usted mismo sea mucho más popular, comenzando un nuevo correo electrónico o, al menos, actualizando el asunto.

Experto en etiqueta, autor de Etiqueta moderna para una vida mejory fundador de La escuela de protocolo de Texas, Diane Gottsman, cree que uno de los mayores ejecutivos de manías y su equipo no sabe a qué están respondiendo. "Hace un mes, usted podría haber escrito" Gracias por el almuerzo "en la línea de asunto. Ahora, está hablando de una nueva referencia que desea enviar a alguien, así que comience un nuevo correo electrónico. Luego, si necesitan buscar ese correo electrónico, pueden hacerlo por tema ".

Si le preocupa que un nuevo correo electrónico no atraviese el firewall del destinatario, o es posible que no lo recuerden quién es usted desde la última vez que se comunicó, Gottsman dice que está permitido dar respuesta en su última correspondencia. De esa manera, la persona puede repasar su correspondencia anterior y volver a familiarizarse con quién es usted. "Pero la clave es cambiar la línea de asunto", dice ella.

Priorice su bandeja de entrada según la urgencia

A veces, cuando estás enterrado bajo una pila de correos electrónicos especialmente atroces y parece que nunca verás la luz, es posible que tengas que tomar más de un día para obtener una respuesta. Etiqueta de negocios dicta que los correos electrónicos deben ser devueltos dentro de un día, pero incluso Gottsman dice: "A veces lleva dos días volver a alguien. La rapidez con la que necesite responder realmente depende de la importancia del correo electrónico y de quién es la persona que lo envió. Habrá algunas personas que te están llamando o lanzando en frío. No tiene la obligación de devolver cada correo electrónico que reciba ".

Por otro lado, si ha enviado un correo electrónico urgente y no ha recibido una respuesta rápida, está dentro del protocolo adecuado para recoger el teléfono y llama a tu colega. Hablando de tiempo, no llores lobo, no importa cuánto quieras una respuesta. "No sensacionalice la urgencia", dice Gottsman. “No todo es una llamada al 911. Si sensacionaliza una situación para llamar su atención, perderá credibilidad. Si realmente no es urgente, no escriba "urgente". Y si es tan importante, debe levantar el teléfono y llamar ".

Cara a cara tiene su lugar

Antes del correo electrónico, la gente discutía los asuntos difíciles cara a cara. Hoy en día, las cosas difíciles, tanto personales como profesionales, a menudo se manejan a través de una pantalla de computadora. De acuerdo con Gottsman, las conversaciones podrían ser menos incómodas, pero eso no significa que sea lo correcto. "Simplemente no debes dar malas noticias por correo electrónico", dice ella. “Cualquier cosa muy sensible debe manejarse en persona o al menos de oreja a oreja. No despides a nadie por correo electrónico. No proporciona información seria por correo electrónico a menos que sea absolutamente necesario ".

¿Cómo terminar una cadena de correo electrónico?

Simplemente no se detendrán, por el motivo que sea. Tienes miedo de cortarlo, porque no quieres ser insultante. ¿Pasarás la eternidad haciendo este mismo baile, día tras día? Cuando se va a terminar? Por supuesto, la insoportable cadena de eventos de los que estamos hablando es el bucle de correo electrónico casi eterno de "gracias" y "Placer" correspondencia comercial en la que a veces podemos quedarnos atrapados porque nadie tiene idea de cómo concluir eso. Gottsman dice: “Uno va y viene una vez. Tu correo electrónico, 'Gracias'. Envié un correo electrónico, 'Un placer' Y eso es. Es como un apretón de manos: alguien tiene que dejarlo ir ".

Menos es siempre más

Y si bien estamos en el tema de los correos electrónicos interminables, cuando se incluye en un correo electrónico de "responder a todos", ya sea personal o profesional, no responda automáticamente a todos en el hilo. Piensa en los otros destinatarios. Hay muchas posibilidades de que no todos necesiten leer su respuesta, y puede ser no solo molesto, sino también molesto, para recibir notificaciones después de la notificación de nuevos correos electrónicos en su celular cuando no tienen absolutamente nada que ver con tú.

Manténgalo atenuado de otras maneras también en los correos electrónicos comerciales. Manténgase alejado de emojis y demasiados signos de exclamación, que pueden parecer juveniles. Apéguese a una fuente clásica, limpia y fácil de leer en negro, y use saludos y palabras profesionales. Además, tenga en cuenta que el humor a menudo no se traduce bien comunicación digital, o diferentes culturas y generaciones. "El correo electrónico es solo una extensión de ti mismo", dice Gottsman. "Asegúrese de revisar la ortografía, usar la puntuación correcta y no usar letras minúsculas al comienzo de una oración. Porque es impresionar al destinatario, incluso si se trata de un correo electrónico personal ".

Ilustrado por Mary Fama.